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紙帳票の文字データ化・入力業務の自動化 導入事例 - 生活用品販売会社様 -
FAX文書のデータ手入力作業から脱却
AI-OCR（SPA）＋RPAで業務効率化を実現！
紙帳票の文字データ化・入力業務の自動化
（AI-OCR・RPA連携サービス）
・キーワード
SPA / 業務改善 / FAX受信文書のデータ化 / AI-OCR / 文書管理 / RPA
※SPAは、ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する、文書のデータ化（AI-OCR）、文書管理・検索、データ活用を実現するドキュメント管理ソリューションです。
生活用品販売会社様
背景・課題
FAXで受信する注文書や他帳票の増加により、手作業でのデータ入力に限界を感じた
営業業務では、毎日数百件の注文書をお客様からFAXで受信している。
FAXを受信後、社内システムに受注情報（お客様名、注文明細情報）を１つ１つ手作業で入力する必要があった。出荷手配に向けた入力期限があるにも関わらず、製品項目が多岐にわたるため、入力ミスや内容の確認に時間がかかっていた。また、他作業の増加と社内の働き方改革推進のため、システム入力作業の効率化が社内から求められていた。
データ入力作業における課題
- 正確さと迅速さが求められる作業であったが、手作業のままでは入力ミスが解消しなかった。
- 担当者ごとに作業のスピードや正確性にバラつきがあった。
- システム入力のデータが後続システムに影響するため、手戻りがあった際に手間がかかる。
- 他作業の増加により、システム入力作業の効率化が必要だった。
当社を選んだ背景
当初は別ベンダーのAI-OCR製品の導入を予定していたが、読取対象とする帳票に合わせたOCRエンジンの適用や文書の振分け機能、費用等を評価し、コムチュアおよびAI-OCR製品（SPA）の採用に至った。
ご提案・進め方のポイント
ご利用いただく帳票の読取りテストも兼ねた無償トライアルで識字率を確認した。また、AI-OCR製品であるSPAは、帳票の設定作業をお客様にて実施可能なため、弊社支援のもとお客様に実施いただいた。そのため、導入支援費用を安価に抑えることができ、AI-OCRの適用が可能になった。また、AI-OCRの自動運用に向けて、お客様にてRPAの設定を行い、FAXによる受注からシステム入力までの自動化を実現した。
導入のポイント
AI-OCR（SPA）でFAX受信の文書をデータ化！後続システムへの連携はRPAにて自動化！
- SPAのAI-OCR機能により、FAX受信文書をデータ化
- 様々なフォーマットの注文書を、決められたフォルダに自動で振分
- 手書きや印字が混在する文書も、フィールド毎にOCRエンジンを指定することで読取精度向上
- FAX受信文書の監視と後続システムへの連携はRPAにて自動化
システム概要
手作業で処理していた営業業務をAI-OCR（SPA）＋RPAで効率化
1.ファイルサーバの監視・格納【RPA機能】
受信FAXからのメール転送後、ファイルサーバに添付ファイルを格納。格納されたタイミングをRPAで監視し、画面キャプチャにてSPA Cloudへアーカイブする。
※お客様にてRPAを開発。web-APIでのアーカイブもご提案・技術支援可能。
2.受信した帳票のデータ化と振分【SPA機能】
SPAのAI-OCR機能により文書をデータ化し、受信した帳票をSPA Cloud上の指定したフォルダに振分する。別フォーマットが混在した帳票も、事前に帳票パターンを登録しておくことで読取精度が上がり、設定フォルダ毎に振分される。
3.後続システムへの連携【RPA機能】
RPAで後続システムへ連携し、FAXによる受注からシステム連携までの自動化を実現。
※お客様にてRPAを開発。web-APIでの連携もご提案・技術支援可能。
導入後の効果
業務効率化の範囲を他業務まで拡大し、社内の働き方改革に貢献
営業業務の
作業時間削減
FAX文書の自動データ化とRPAによる後続システム連携で作業時間が大幅に削減し、他作業への時間配分が増えたため、残業が減った。SPA Bridge Service機能を利用することで、印字系が安価に読取り可能になった。
検索機能により
過去資料を有効活用
注文書の過去資料を確認するために、今まではファイルを一つ一つ確認していたが、SPA Cloud上で文書のキーワード検索が可能になり、効率よく閲覧できるようになった。
別業務への横展開により
社内全体を効率化
SPAは操作や設定が分かりやすい製品のため、業務部門の担当者が積極的に使用している。また、別業務に横展開したことで、社内の働き方改革推進につながった。
