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kintone社内活用支援 - 伊藤忠丸紅鉄鋼株式会社様 -
「kintone先生」としてDX人材育成を後押し！
kintoneを活用した社内の業務改善を実現
・キーワード
kintone / ガバナンス策定 / 業務改善 /
Excel脱却 / kintone先生 / アプリ作成
伊藤忠丸紅鉄鋼株式会社様
・業務内容
鉄鋼製品等の輸出入および販売、加工、サプライチェーンマネジメント、鉄鋼関連業界への投資。
左から、IT推進部 営業システムチーム⻑代⾏ 宮﨑様、
IT推進部 営業システムチーム ⼭内様
※本ページの掲載内容は導入当時の情報となります
背景・課題
ノウハウのないkintoneを活用した、業務改善へのチャレンジがはじまった
伊藤忠丸紅鉄鋼様では、ペーパーレスやワークフローの導入、顧客及び事業会社の情報集約等、社内の業務改善をkintoneで実現するというBPRをCDOのもとで推進している。
進め方としては、IT部門がkintoneアプリを作成し各ユーザ部門に展開するという通常の運用方法ではなく、営業部門や現場部門など、いわゆるエンドユーザ部門が自分達の抱える以下のような各課題に対してkintoneを使って改善案を検討することを方針とした。
- 紙の申請書から脱却し、効率的に申請フローを回したい
- Excelで管理している台帳を一元管理したい
- Excel上で行っている業務関連の集計を簡単に行いたい
そんな折、当社に以下のご依頼をいただいた。
「学生時代に勉強を教えてくれた先生や家庭教師のように、ユーザが自身の業務をkintoneで改善しようとする際に、なんでも相談できる『kintone先生』として寄り添ってほしい」という依頼内容だった。
同時に、kintone活用においても生徒が楽しく学習していけるように、一緒にkintoneを盛り上げることも重要なミッションになった。
過去実績では複数の開発支援・サポート案件をこなしてきたコムチュアも、今回のように「先生」として直接エンドユーザと会話し教育を行う案件は過去には例がなかったが、伊藤忠丸紅鉄鋼様の企画の面白さ・社内全体を巻き込んでのBPRプロジェクトによるDX化を実現するという強い気持ちに感化され、是非一緒にこのプロジェクトを成功させたいという一心で、「kintone先生」として参画し、プロジェクトがスタートした。
当社にお声がけいただいた理由
「kintone導入のパートナーに関しては、事前にいくつかのパートナーとトライアルを実施しましたが、スピード感に欠けていました。サイボウズに頼れるパートナーがいないかを相談したところ、『コムチュアがおすすめです』と紹介いただき、コンタクトさせていただきました。コムチュアとは、それまで面識はなかったのですが、今回のkintone案件を通じて非常に力強い支援をいただいております。」（宮崎様）
導入のポイント
kintone全社利用に向けたガバナンス策定で組織的な管理・運用を実現
伊藤忠丸紅鉄鋼様では、以下の「アプリ構築の基本方針」を実現できるよう、カスタマイズではなく標準機能やプラグインを利用することを前提としてルールを作成した。
アプリ構築の基本方針
- 簡易的にアプリを作成できるkintoneの特性を活かす
- カスタマイズにより属人化されたシステムになってしまうことを防止する
- サービスのアップグレード時にカスタマイズ部分に影響が出ないようにする
また、アプリの作成やプラグインの利用にあたり申請フローを設けることで利用用途や導入目的をきちんと把握し、不要なアプリとプラグインの乱立を防止した。
kintoneの定着化に向けて、様々な施策を二人三脚で実施
コムチュアの担当者が伊藤忠丸紅鉄鋼様ユーザ部門の課題解決・アプリ作成を支援する「kintone先生」は、当初7つの部門（7つの業務アプリ）でテスト的にスタートしたが、開始直後はkintoneが浸透していないということもありユーザ部門でのアプリ作成が思うように進まなかった。
まずはkintoneの社内周知を徹底するため、サイボウズ社から講師を迎えて社内勉強会を開催し、本格的な全社展開を目標とした。
その後もkintoneを用いた業務改善セミナーや第二回目の勉強会開催で、徐々に社内でのkintone認知度が上がり、現行業務をkintoneで改善出来ないかという問い合わせが増加。現在ではアプリ作成が各部署で進められている。
「kintoneの良いところは、横に広がりやすいところ。最初は新しいモノ好きが作るのですが、使ってみて便利さを体感すると、アプリを作ってみようという人は増えますね。」（宮崎様）
「kintoneでこんなことをやってみたいという問い合わせが来たら、まずIT推進部とコムチュアの担当者を入れた打ち合わせを設定します。そこでkintoneでどう実装できるか、どう使用できるのかイメージを説明し、できそうであればそのまま現場部門で作ってもらい、難しければコムチュアにテンプレートを作ってもらいます。」（山内様）
本運用されたアプリ例
- 商談データの蓄積・共有を行うアプリ
- 部内全体の業務を可視化し、タスク優先度や進捗状況を確認できるアプリ
- ナレッジ共有・問合せ対応を行うアプリ
社内イベントの開催にも発展
BPRカップの開催 ～未来を創る時間を作ろう～
kintone先生の取り組みを実施し、各勉強会やセミナーの開催を経た2022年、伊藤忠丸紅鉄鋼様では新たなBPR推進プロジェクト「BPRカップ」を企てた。 社内から約10チームが代表して業務改善を推進する能力を鍛え、その成果を競い合うコンペ形式のイベントである。 各チームは課長と課員で参加する形式をとり、一個人の取り組みではなく組織でスキルを習得、さらにはプロジェクト終了後もBPRを推進するサイクルを作り出すことを目標としている。 前半は座学形式でBPRの基礎や各種デジタルツールを用いたソリューションを学び、後半ではその学びを活かし、参加者主体で実業務を改善。 そして、その実績を競い合うというプログラムである。 業務フローの見直しから使用するツールの選定、アプリ開発、さらには課内のフィードバック対応、プレゼン動画の作成まで徹底的に行う。 準備まで含めてトータルで半年間という時間をかけ、本格的なボリュームを提供する。
BPRカップの優勝者が決まる表彰式
塔下社長から優勝者、受賞部門に表彰
本プロジェクトで対象としているデジタルツールは約5種類用意されており、当社はその内の一つであるkintone専門の講師、及び審査員として参画させていただいた。
kintoneの基本的な使い方や機能についての講義から、後半での各チームへの伴走サポートまで、全体を通して支援を行った。
「部門にもよりますが、競い合うのが好きな部署が多いです。好きな部署からの応募は多すぎるくらいです。
エントリした部署は課長も含めてkintoneやRPAの講習を集中的に受けます。」（宮﨑様）
講習を受けることでアイデアが浮かぶようになるので、BPRカップの開催はスキルの底上げにも寄与している。
kintone導入や定着化施策における効果
現場のkintoneユーザが増え、kintoneへの業務の置き換えが進んだ
kintone導入後の様々な施策の結果、今ではコムチュアが作る「プロ開発」に比べ、現場開発の方が圧倒的に多くなった。今まで自分のパソコンで抱えていたExcelをチームや部・本部で共有できるようになり、脱属人化にもつながっているという。
「7割くらいは現場部門での開発です。社員900人に対して、アプリの申請数が200なので、kintoneユーザも増えたなと思いました。業務マニュアル案件をkintoneで実装したことで、当初検討していた他ソリューションに比べ、大分リーズナブルに実装することができました。
また、200のアプリ申請数のうち、稼働しているアプリが実際に数十あります。ワークフロー系では、ペーパーレス化に貢献していると思います。さらに利用者からはコロナ禍においても在宅勤務がしやすくなったことで感謝もされています。」（宮崎様）
「今時点で効果を数値化することは難しいですが、一般ユーザがExcelからkintoneに業務を置き換えられるという発想を気軽に持てるようになりました。」（山内様）
今後の展望
kintoneを色々な製品とつなげて、グループ会社に広げていきたい
宮崎様
「kintoneの全社展開はほぼ実現できておりますが、グループ全体ではまだまだこれからですので、今後はグループ会社に広げていきたいです。 また、kintoneの良いところは色々な製品とつなげられるという点もあります。kintoneを単独で使うより色々な製品とつなげて、フロントエンドやワークフロー的な機能を実装することによって、ペーパーレス化の促進や電子帳簿保存法の対応に力をいれていきたく、コムチュアには今後も支援していただきたいと思います。」
身近な業務の置き換えとして、kintoneを全社で利用するシステムとして発展させたい
「事業会社の情報をkintoneに集約・分析することで、色々な軸で閲覧することができるので、今年度のターゲットとして取り組んでいきたいです。 また、ワークフローシステムのリプレイス先の仕組みとしてkintoneを検討するなど、課の中、グループの中で使う個々のアプリは増えてきていますが、全社導入するシステムの代替としてkintoneを活用できると考えています。グループ会社向けのアンケートや、Excelとメールベースで実施している定期報告もkintoneに置き換えられたら効率的ですし、データも溜まっていくので、いずれ発展させていければと思っております。」
山内様
kintoneの各種案件事例のご紹介
2023年9月のデヂエ8サポート切れに向けたデータ移行支援
移行ツールの利用により、デヂエ8のデータ出力からkintoneへの登録までを一気通貫で対応。過去のkintone移行実績から得られたノウハウを活かし、kintone標準機能や一部プラグインを代替案として採用することで、デヂエ8と類似する機能を実現。
※デヂエ8：kintoneを提供するサイボウズ社の製品で、簡単にツールが作成できるWebデータベース。
脱Excel！業務マニュアルのkintone化支援
SAPに登録される船積指示情報の訂正が多かったため、SAP連携ツールを開発し船積指示情報を定期的にkintoneへインポート。バージョン別の業務マニュアルを時系列で保持し利用可能にした。
またkintoneからこれまでと同様のExcelフォーマットで出力することにより、大きな運用変更も無く導入を実現。
※業務マニュアル：輸出船積時の処理を行う入力者に向けて、営業担当者が指示を出すマニュアル。
kintone先生として生徒（ユーザ）のアプリ作成を支援し、
社内へkintone導入拡大と業務改善を一緒に盛り上げてほしい