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kintoneによるワークフローシステム刷新事例
- ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社様 -
ワークフローシステムをkintoneで再構築
基幹システムやコミュニケーションツール（Slack）との連携を強化し、
ユーザーの利便性が向上
・キーワード
kintone導入 / ワークフローシステム刷新 / 基幹システム連携 / Slack連携 / UIUX改善 / 内製化 /
ソニーネットワークコミュニケーションズ
株式会社様
・業務内容
ソニーグループの通信事業会社として、IT・通信ビジネスの展開を担う。 固定・モバイルの回線サービス提供により、個人のお客様にインターネット環境お届けするとともに、法人向けではシステムやウェブのインテグレーションからクラウドサービスの提供まで幅広く事業を展開。
左から、経営管理部門 経理部経理2課 課長 山田 豪様、
経営管理部門 事業管理部事業管理課 課長 左伴 充様
背景・課題
課題の多い既存オンプレシステムからクラウドへの移行プロジェクトが立ち上がった
ソニーネットワークコミュニケーションズ様では、事業成長やビジネスモデルの発展に伴い、洗練されたUI/UXを持つワークフローシステムの必要性が高まり、全社のワークフローシステムを刷新するプロジェクトが立ち上がった。既存のワークフローシステムはオンプレミスのシステムを利用していたが、以下の課題が散見されていた。
- UI/UXが古く使いづらい
- 固定化された承認フローを経る必要があり、承認フローが社内ルールに沿っていない
- カスタマイズ部分がブラックボックス化している
現状の課題を踏まえゼロベースで検討した結果、下記観点で製品を選定することとした。
- ワークフローをすべてシステム内で完結できること
- スマホ利用を前提としSlackなどのコミュニケーションツールを介した時代にあったUI/UXを実現できる製品であること
- パッケージをベースに独自開発しない（もともとの製品の特性を生かすことができる機能が備わっている）こと
- セキュリティ基準を満たす、クラウドベースのソリューションであること
山田様
kintoneが既に他の部署で利用されており、Slackとの連携事例もあることから、kintoneに刷新する方針へと固まっていった。コムチュアには別のプロジェクトで支援を依頼した実績があり、今回は全面導入として改めて依頼することにした。
kintoneを選定した理由
「弊社は単なる通信サービスだけではなく、AIやIoTなどを活用した新規事業の立ち上げや通信を軸とした事業拡大などを進めています。新しい業務の増加に伴い、システム改修が都度必要となる点が課題となっており、事業成長を支える基幹システムとして刷新・運用が急務となっていました。kintoneは既に一部の業務で運用していましたが、導入実績が多いこと、拡張性・柔軟性が高いこと、非IT部門でも導入・運用が可能であることが決め手となり、事業成長に合わせた継続的な改善・拡張を続けるバックオフィスシステムとして選定させていただきました。」
導入のポイント
kintone全社利用に向けたガバナンス策定で組織的な管理・運用を実現
- 社内にある複数の基幹システムとの連携により、データの一元化・共有を実現
- システムの拡張性、柔軟性が高いため、内製での運用や継続的な改善が可能
- ユーザーフレンドリーを意識した設計により、ユーザーの利便性が向上
・To-doや承認待ち、承認済みなどの各種通知をSlack通知で送信し、処理漏れを防止
・BOTに話しかけると必要な申請やマニュアルを呼び出すことができ、ユーザーが手順を調べたり、覚えたりするストレスから解放
・直感的で分かりやすいUI/UX設計
機能紹介
他システム連携
kintoneで入力したデータをデータ連携ツール「Asteria」を経由して、基幹システム・請求システム・生産管理システムなど様々なシステムとデータ連携。データ変換機能をAsteriaに集約することで、連携先システムの機能改修を必要最低限に抑えることで短期間のシステム刷新を実現。
Slack連携
Slackとkintoneを連携することで、kintoneから社内で使い慣れたSlackのダイレクトメッセージへ通知。システムを切り替えることなくSlack上でkintoneの申請レコードをシームレスに表示し、対応漏れや業務効率化に貢献。
仕訳作成（krewData）
kintone上で申請・承認した後にデータ自動集計ツール「krewData」を利用して自動で仕訳を作成。kintoneで作成した仕訳データをAsteriaを利用して基幹システムや請求システムに自動連携。
プラグイン活用多機能
kintone上で適材適所のプラグインを利用してトータルソリューションを実現。情報集約(ポータル)、データ集計(krewData)、使い慣れたUI(krewSheet)、請求書や発注書の出力(Repotone)、請求書や発注書のメール送付(kMailer)を実現。
電帳法対応（InvoiceAgent連携）
kintoneとJIMA認証を取得済みの文書管理システム「invoiceAgent」をAsteriaで自動連携することで、電子帳簿保存法において要求される「真実性の要件」のタイムスタンプの付与を満たすことが可能。invoiceAgentに請求書や発注書の保管を一元管理することで、スムーズな監査対応も期待できる。
全社ポータル
標準のポータル画面のカスタマイズを実施。タブ機能でユーザの所属に応じたポータルの切り替えが可能。ポータルのデザイン・レイアウトも自由自在にアプリで設定でき、ユーザにとって運用しやすい操作性を実現。
今後の展望
「まだ導入して間もなく、利用人数も多いため、新しいUI/UXに慣らしている状態です。現時点では、旧システム（機能）のリプレイスにとどまっていますが、本格的な業務改善・業務効率化に向けて継続的な改善を進めていきたいと考えております。」
本格的な業務改善・業務効率化に向けて継続的な改善を進めていきたい