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kintone ポータル開発事例
- Zホールディングス株式会社様 -
直観的に欲しい情報にたどり着ける！
情報を視覚化する企業ポータルで運用業務の大幅改善を実現
kintone ポータル開発サービス
・キーワード
kintone / ポータル / 企業間ポータル / 情報・通信業 /
グループ企業 / 情報共有 / 運用業務効率化 /
Zホールディングス株式会社様
・会社概要
1996年1月にヤフー株式会社として設立。2019年10月会社分割により持株会社に移行し、法人名をZホールディングス株式会社に商号を変更。株式会社ZOZOやLINE株式会社を傘下に含む。
左から、プライバシー&セキュリティ統括部グループ統制/支援 秋田様
プライバシー&セキュリティ統括部グループ統制/支援リーダー 濱島様
※本ページの掲載内容は導入当時の情報となります
背景・課題
グループ企業間の情報伝達に課題あり、グループ拡大に伴い影響が拡がる恐れがあった
Zホールディングス株式会社様のセキュリティ部門では、同社を中心に、グループ企業横断型のセキュリティ体制の整備を目的として、サイボウズ社の業務改善プラットフォームであるkintoneを導入している。kintoneはグループ企業間での情報セキュリティに関する情報共有やアセスメント依頼、タスクの管理等に利用していたが、標準機能のポータル画面はとっつきにくい面があり、ぱっと見て情報が分かりにくいという課題を感じていた。
2021年、LINEとの統合を経てグループ企業の数が倍増する⾒込みだったため、早急にkintoneの利便性を向上させて同社・グループ企業双方の業務効率を改善する必要に迫られていた。
ユーザーの課題
- 初見の担当者は特に、どのように使えば良いか分からない。
- 情報の起点（ポータル・スペース・スレッド・レコード・コメント）が多く、今どのスペースに行き、どのアプリで何をすることが必要なのか分からない、 ユーザーにとって欲しい情報にたどり着くことができない。
- 最新の更新情報が把握しにくい。
管理者の課題
- 情報がうまく伝達できていない。
- 各社のログイン・既読・タスクの進捗状況を手動で確認しているため、運用コストがかさむ。また、各グループ企業の正確な状況を把握できておらず、可視化が不十分である。結果として新着・必読情報を訴求できず、指示出しも遅れてしまう。
- kintoneの利用ルールが定義されていないため、情報管理が煩雑になっている。ガバナンスの策定・運用ルールの見直しが必須である。
目の前に控えたグループ企業数の増大に伴い、上記の課題が今後より大きな障害になることは目に見えていた。これらの課題を解決すべく、kintone上でより効率的な情報の発信、またその情報をユーザーが正しく受信できる仕組み、さらにはグループ内の状況を俯瞰できるシステム作りを考案する必要があった。
「提案書の内容やこれまでの実績などを鑑み、
コムチュアさんなら安心して任せられそうだという判断に至りました。」
当社にお声がけいただいた理由
「今回の案件は難易度が高く要件定義から難航が予想されたため、社内に相談を持ち掛けたところ、別部門でkintone案件の対応経験のあるコムチュアさんの紹介を受けました。最初のミーティングではサイボウズ社も交え、弊社が抱えている課題とそのソリューションについて実現可能性も含めご相談させていただき好感触を得ました。
提案書の内容やこれまでの実績などを鑑み、コムチュアさんなら安心して任せられそうだという判断に至りました。また、Zホールディングス株式会社の社内インフラとして利用していたkintoneの開発・運用にも携わっていただいており、弊社のことをよくご理解いただいているという安心感もありました。」
導入のポイント
効率的な働き方をサポートするポータルシステム
ユーザー視点
- 自身の所属組織に応じて、必要かつ最新の情報で構成されたポータルを閲覧可能（一覧ポートレット）
- 使用頻度の高いアプリや外部サイト等へのアクセス性向上（ボタンポートレット）
- 最新情報をポータル上でいち早く確認することで、情報をタイムリーに取得（最新情報ポートレット）
- kintone標準ポータルとの併用で、従来利用していた各種機能も操作可能
管理者視点
- ポータル管理アプリのみで、所属ごとにポータルを構成するコンテンツの効率的な管理が可能
- ログインユーザーにとって必要かつ最新の情報を発信できるよう自由度の高いカスタマイズが可能
- ダッシュボード表示等の高い拡張性
画面紹介
※画面イメージはサンプルとなっています。
ポータルのデザイン・レイアウトは自由自在
どの情報を用いて、どうカスタマイズするかはユーザーの思うままに！
ログインユーザーの所属組織（部署、グループ等）に応じて、複数ポータルを展開できるため、複数部署にまたがり、兼務しているユーザーも情報収集しやすい。また、カスタマイズの自由度も高く、発信したい情報の選択、情報の配置箇所の調整をアプリ上の操作のみで対応可能。
また、本事例のような企業間ポータルとしての活用方法以外にも、例として以下のような方針でポータルをカスタマイズすることができる。
タブ機能によってユーザーの所属に応じたポータルの切り替えが可能
企業間・部門・プロジェクト・個人単位など、ユーザーの所属に応じて複数のポータルをタブ機能を用いて表示することが可能。タブの並び順の変更や、表示/非表示の切替は、管理アプリの操作により容易に行うことができる。
導入後の効果
今後のユーザー数や利用企業数、利用部署の拡大に対しても耐え得るような基盤を実現
効率的な情報伝達・
コミュニケーション
効率的なコンテンツ管理
事業規模拡大に耐えうる
基盤構築
「UI/UXに関して、提示させていただいた課題（会社別の出し分けや、必要なスペース・アプリに対する導線の整理等）は解決ができたと考えています。引き続き、ユーザーサイドの使いやすさを追求しつつ、並行して運用負荷の軽減も図っていきたいと考えています。」
お客様の声・今後の展望
実際にコムチュアに依頼してみた感想
「まず基本的にkintoneの開発経験が豊富にありその経験に裏打ちされた高い技術力があると感じました。今回はアジャイル開発スタイルを採用し、開発、実装からレビュー、修正までのサイクルを繰り返しながら開発を進めましたが、ミーティングの場でこちらのオーダーに応じて即座に軌道修正ができる対応力、可能な限りこちらの要望に沿うソリューションを提示してくれる提案力の高さ、といった点についてはさすがだなと思わされるものがありました。なによりこちらの意図を即座に汲み取る理解力の高さがあったため、次々に出てくる課題についてスピーディーに解消していくことができたと感じています。」
開発したポータルを通じた今後の展望
効率的なコミュニケーション・運用コストの削減
「UI/UXをさらにブラッシュアップするとともに、レスポンス（速度）の改良について取り組む予定です。また、グループ企業と弊社の双方の利用コストがドラスティックに下がるような業務改善を進めて行きたいと考えています。
さらには、ルールやガイドラインがこれまで以上にしっかり整備されて周知・認知されれば、その範囲内においてユーザーサイドにおけるkintoneの利用がより活性化され、結果として全体的な運用コストが削減されることを目指していきます。」
今後のコムチュアへの期待
「今後は運用面について、より踏み込んだ形での支援をいただきたいです。ポリシーを策定し、ルールを明確化することで、ユーザーの利用活性化が図れるのではないかと考えています。」
「kintone標準のポータル画面は『情報にたどり着けない・何をするべきなのかが分からない』
『情報がうまく伝わらない』という課題がありました。」